Für Praxen
Automatisiertes Erreichbarkeits- und Organisationssystem
Sichern Sie Ihre telefonische Erreichbarkeit und organisieren Sie Termine und Rückrufe automatisiert – ohne Eingriff in medizinische Abläufe. Entlasten Sie Ihr Team bei der Organisation
und reduzieren Sie vermeidbare Ausfälle durch verpasste Anrufe.
✓ Betriebenes System - sofort einsatzbereit
✓ DSGVO-konforme Prozesse
✓ Ausschließlich organisatorische Funktionen
Das Vidabioma Start-System
Erreichbarkeit und Terminorganisation - automatisiert
Vidabioma automatisiert die Organisation rund um eingehende Anrufe und Termine.
Das Start-System übernimmt:
das Auffangen verpasster Anrufe
die Auswahl zwischen Terminbuchung oder Rückruf
die strukturierte Eintragung von Terminen in den Kalender
die Organisation von Anfang - auch außerhalb der Öffnungszeiten.
So bleibt Ihre Praxis erreichbar, organisiert und entlastet.
Warum Praxen heute organisatorisch unter Druck stehen
Das Personalproblem
Der organisatorische Aufwand am Empfang ist hoch. Telefonate, Rückrufe und Terminabstimmungen binden täglich Zeit und Personal
Die Unterbrechung
Eingehende Anrufe unterbrechen Abläufe im Praxisalltag. Terminanfragen müssen oft parallel zum laufenden Betrieb bearbeitet werden.
Der Umsatzverlust
Verpasste Anrufe und nicht bestätigte Termine führen dazu, dass Terminpotenziale ungenutzt bleiben.
Personal Stress & Kostenfalle
Personalkosten: Je nach Praxisstruktur entstehen für Empfang und Organisation jährliche Personalkosten im Bereich von ca. 35.000 € bis 70.000 €.
Terminbedingte Ausfälle: Nicht wahrgenommene oder kurzfristig abgesagte Termine führen häufig zu Umsatzausfällen von rund 5.000 € bis 10.000 € pro Jahr
Zeitaufwand: Die manuelle Aufnahme und Terminabstimmung beansprucht im Durchschnitt bis zu 15 Minuten pro Anfrage.
Verwaltungsaufwand: Ein hoher Anteil organisatorischer Tätigkeiten reduziert die verfügbare Zeit für den Praxisbetrieb.
Telefonische Erreichbarkeit: Bei besetzten Leitungen gehen regelmäßig Kontaktaufnahmen verloren.
Belastung des Teams: Hohe organisatorische Anforderungen wirken sich auf Arbeitsbelastung, Ausfallzeiten und Personalverfügbarkeit aus.
Gesamtauswirkung: In der Summe ergeben sich daraus jährliche organisatorisch bedingte Kosten und Ausfälle von über 40.000 € bis 75.000 €, abhängig von Praxisgröße und Struktur.
Vidabioma Start-System
Automatisierte Erreichbarkeit & Organisation
Einrichtung: Einmalige Einrichtung 499 € (Einführungspreis, regulär 950 €)
Systembetrieb: Nach einer 90-tägigen Testphase beträgt der laufende Systembetrieb 200 € pro Monat
Organisatorischer Effekt: Die automatisierte Erreichbarkeit reduziert manuelle Rückrufe und Terminabstimmungen und entlastet den Praxisalltag spürbar.
Terminorganisation: 24/7 Terminbuchung für Patienten - unabhängig von Öffnungszeiten und ohne zusätzlichen Personalaufwand.
Strukturierte Abläufe: Anfragen, Termine und Rückrufwünsche werden geordnet erfasst und direkt im Kalender organisiert.
Terminabsicherung: Durch strukturierte Terminprozesse sinkt die Quote ungenutzter Termine deutlich
Gesamtaufwand im ersten Jahr: Je nach Startzeitpunkt und Nutzung ergibt sich ein Gesamtaufwand von unter 2.900 € im ersten Jahr.
Potentielle Entlastung: über 30.000 € pro Jahr*
* auf Basis einer konservativen Gegenüberstellung von Organisationsaufwand und Systemkosten.
Vidabioma verursacht im ersten Jahr einen Gesamtaufwand von unter 2.900 €*. Bereits wenige vermiedene Terminausfälle können den Systembetrieb rechnerisch ausgleichen.
Vom Kostenfaktor zu stabilen Abläufen
Zuverlässige Erreichbarkeit: Verpasste Anrufe werden automatisch aufgefangen und zur Terminbuchung oder zum Rückruf geführt - auch außerhalb der Öffnungszeiten
Strukturierte Außendarstellung: Optionale Feedback-Prozesse unterstützen eine kontinuierliche und transparente Rückmeldung von Patienten.
Gezielte Reaktivierung: Optional können bestehende Kontakte organisatorisch wieder angesprochen werden, um freie Termine besser auszulasten.
Wirtschaftliche Entlastung: Reduzierter Organisationsaufwand und vermiedene Ausfälle können zu einer jährlichen Entlastung von über 30.000 € führen. (Orientierungswert, abhängig von Praxisstruktur und Nutzung)
Zukunftssichere
Praxis-Struktur
Vidabioma basiert auf bewährten organisatorischen Standards moderner Praxisabläufe und ist auf nachhaltige Nutzung ausgelegt.
Effizientes
Backoffice
Termine und Anfragen werden strukturiert organisiert. Das Team gewinnt Zeit für persönliche Betreuung und den Praxisalltag.
Maßgeschneidertes
Setup
Das System wird individuell an Praxisabläufe und Terminlogiken angepasst - für einen reibungslosen Start ohne zusätzlichen IT-Aufwand.
Das Business-Intelligence-Modul
Zentrale Kommunikationsorganisation
Zentrale Übersicht: Nachrichten aus verschiedenen Kanälen werden gebündelt in einer strukturierten Ansicht dargestellt.
Transparenz im Team: Anfragen sind für berechtigte Teammitglieder einsehbar und nachvollziehbar organisiert.
DSGVO-konforme Prozesse: Die Kommunikation erfolgt über sichere, praxisgeeignete Kanäle mit klarer Trennung von privaten Anwendungen.
Struktur statt Verlust: Kontaktaufnahmen bleiben nachvollziehbar erfasst und gehen nicht im Tagesgeschäft unter.
Modulare Erweiterungen
In Vorbereitung für unsere Partner. Alle genannten Erweiterungen sind optional, befinden sich in Vorbereitung und sind nicht Bestandteil des Start-Systems.
Passive Einnahmen
Optionale Zusatzangebote können organisatorisch eingebunden werden. Abwicklung und Verwaltung erfolgen automatisiert, ohne eigenen Lager- oder Verwaltungsaufwand.
Patienten-Bindung
Geplante Informationsformate im Praxis-Design unterstützen eine regelmäßige, nicht-medizinische Kontaktpflege mit Bestandskontakten.
Smarte Anamnese
Organisatorische Vorab-Abfragen können helfen, Termine strukturiert vorzubereiten und Abläufe im Praxisalltag zu entlasten.
System-Umfang & mitwachsende Logik
Das Vidabioma System startet mit dem voll funktionsfähigen Start-System für Erreichbarkeit und Terminorganisation.
Alle dafür notwendigen Kernfunktionen sind im Setup enthalten.
Das System ist so aufgebaut, dass zusätzliche Module bei Bedarf schrittweise ergänzt werden können.
Erweiterungen erfolgen optional und klar getrennt vom Start-System.
So wächst Vidabioma mit den organisatorischen Anforderungen Ihrer Praxistransparent, planbar und ohne Funktionsüberladung zum Start.
Flexible Umsetzung: Integration oder Websiten-Upgrade
Weg A
Nahtlose Integration
Vidabioma wird in Ihre bestehende Website integriert. Ihr akutelles Design bleibt erhalten. Die Funktionen für Erreichbarkeit und Terminorganisation laufen im Hintergrund und fügen sich nahtlos in Ihren Praxisauftritt ein.
Weg B (optional)
Das Webseiten-Upgrade
Auf Wunsch erstellen wir einen neuen, modernen Praxisauftritt. Die Webseite wird strukturell auf klare Nutzerführung, Terminanfragen und organisatorische Abläufe ausgerichtet.
Der Umfang wird individuell abgestimmt. Die Preisgestaltung erfolgt abhängig von Funkionsumfang und Anforderungen.
Der VidaBioma-Vorteil beim Upgrade:
Hosting inklusive: Die neue Praxiswebseite wird auf leistungfähiger Infrastruktur betrieben. Separate Hosting-Verträge sind nicht erforderlich.
Integrierte Terminführung: Terminabfragen können rund um die Uhr digital erfasst und direkt zu Buchung oder zum Rückruf geführt werden.
Strukturierte Inhalte: Die Webseite enthält klar aufgebaute, suchmaschinenfreundliche Inhalte zur Praxisdarstellung und Organisation.
Professioneller Umgang mit Feedback: Bewertungen können strukturiert verwaltet und zeitnah beantwortet werden - einheitlich und nachvollziehbar.
Sichern Sie sich jetzt Ihren exklusiven Zugang
Datenschutz-Hinweis:
Wir nutzen für die Erfassung Ihrer Anfrage die gesicherte Infrastruktur der vidabioma Business-Plattform. Ihre Daten werden nach modernsten Standards verschlüsselt übertragen und gemäß den DSGVO-Richtlinien 2026 verarbeitet. Wir setzen dabei auf technologische Partner, die durch zertifizierte Sicherheitsstandards (wie das EU-U.S. Data Privacy Framework) ein angemessenes Datenschutzniveau garantieren. Dieses Formular dient ausschließlich geschäftlichen Anfragen zur Prozessoptimierung Ihres Health-Business. Bitte übermitteln Sie keine vertraulichen Patientendaten über dieses Feld. Mit Absenden der Anfrage erklären Sie sich mit der Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der Kontaktaufnahme einverstanden.